ભૂતકાળમાં, ઘણા નાના અને મધ્યમ કદના વ્યવસાય માલિકો આ માનસિકતા ધરાવતા હતા:"પાલન અને ઔપચારિક પ્રક્રિયાઓ મોટા કોર્પોરેશનો અને વિદેશી સાહસો માટે છે. અમે એક નાનું કાર્ય છીએ - ચપળતા અમારી જીવનરેખા છે. અમને તે બધા નિયમો અને લાલ ફિતાશાહીની જરૂર નથી."
થોડા વર્ષો પહેલા, જ્યારે નિયમનકારી દેખરેખ વધુ લવચીક હતી અને બજારના નિયમો ઓછા વ્યાખ્યાયિત હતા, ત્યારે ચપળતા પર આધાર રાખવો કામ કરી શક્યો હોત. પરંતુ આજે - સાથેબિગ ડેટા, ગોલ્ડન ટેક્સ ફેઝ IV સિસ્ટમ, અને વધુને વધુ આધુનિક ક્રેડિટ ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર - નિયમન સમગ્ર બોર્ડમાં કડક બન્યું છે, અને બજારના ધોરણો પહેલા કરતા વધુ કડક છે. જે ખરેખર વ્યવસાયને નીચે ખેંચે છે તે ભાગ્યે જ બાહ્ય સ્પર્ધા છે - તે આંતરિક ગેરવહીવટ છે.
બાહ્ય જોખમોથી સાવધ રહો, પણ આંતરિક જોખમો વધુ ઘાતક છે
ઘણા વ્યવસાય માલિકો તેમની નજર બજાર અને સ્પર્ધકો પર કેન્દ્રિત રાખે છે, છતાં ભાગ્યે જ પોતાના આંગણા તરફ પાછળ ફરીને જુએ છે.
બે આગ સૌથી ખતરનાક છે:
- આબાહ્ય પાલન અગ્નિ(કર, કાનૂની, નિયમનકારી)
- આઆંતરિક જોખમ આગ(છેતરપિંડી, ઉચાપત, પ્રક્રિયાની છટકબારી, વ્યવસ્થાપન ભંગાણ)
અમે માનતા હતા કે "આંતરિક જોખમો" ફક્ત મોટી કંપનીઓને જ લાગુ પડે છે - વધુ લોકો, વધુ ભ્રષ્ટાચાર. ખોટું.
હકીકતમાં, વિપરીત સાચું છે:નાના અને મધ્યમ કદના ઉદ્યોગો આંતરિક જોખમો માટે મુખ્ય કેન્દ્ર છે.
- ▶ દુર્બળ ટીમો સાથે, નોકરીની જવાબદારીઓ ઘણીવાર અસ્પષ્ટ હોય છે. એક વ્યક્તિ અનેક ભૂમિકાઓ નિભાવી શકે છે, જેનાથી જવાબદારીની અસ્પષ્ટ રેખાઓ બને છે - ઉદાહરણ તરીકે, એકાઉન્ટન્ટ રોકડ અને હિસાબ બંનેનું સંચાલન કરે છે, અથવા ખરીદનાર પ્રાપ્તિ અને નિરીક્ષણ પણ સંભાળે છે.
- ▶ મેનેજમેન્ટ ખૂબ જ વ્યક્તિગત વિશ્વાસ પર આધાર રાખે છે, લાંબા સમયથી સેવા આપતા કર્મચારીઓ અથવા સંબંધીઓ પર વધુ પડતી નિર્ભરતા અને નિયમિત દેખરેખ પદ્ધતિઓનો અભાવ.
- ▶ વ્યવસાય માલિકો રોજિંદા કામકાજથી ભરાઈ ગયા છે, જેના કારણે મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ્સનો અમલ કરવો મુશ્કેલ બને છે. સત્તાવાર સીલ, દસ્તાવેજો અને ઇન્વેન્ટરી પરનું નિયંત્રણ ઘણીવાર ઢીલું હોય છે.
સમય જતાં, આનાથી થાય છે:
- વ્યવસાયિક નફો સારો દેખાય છે, છતાં ભંડોળ અગમ્ય રીતે બહાર નીકળી જાય છે.
- ઓર્ડર વધતા રહે છે, છતાં ઇન્વેન્ટરીની અછત વધતી જાય છે.
- ચોપડે નફો મજબૂત છે, છતાં છુપાયેલા ખર્ચને કારણે વાસ્તવિક કમાણીમાં ઘટાડો થાય છે.
SME માટે સામાન્ય આંતરિક નિયંત્રણ પીડા બિંદુઓ - કોઈ અમૂર્ત સિદ્ધાંત નહીં, ફક્ત વાસ્તવિક વ્યવસાયિક દૃશ્યો
ચાલો સિદ્ધાંતો છોડી દઈએ અને વાસ્તવિક જીવનના કેટલાક દૃશ્યો જોઈએ. શું આમાંથી કોઈ પરિચિત લાગે છે?
કોર્પોરેટ અને વ્યક્તિગત ખાતાઓનું મિશ્રણ - એક ટેક્સ ટાઇમ બોમ્બ
કોર્પોરેટ ભંડોળ માલિકના વ્યક્તિગત WeChat અથવા Alipay એકાઉન્ટ્સમાં વહે છે, અને ખાનગી ભંડોળ કાર્યકારી મૂડી સાથે ભળી જાય છે. વર્ષના અંત સુધીમાં, નફો અને નુકસાન અસ્પષ્ટ છે. જો કર સત્તાવાળાઓ આવે છે, તો કર અને દંડ પાછા આવશે - મહિનાઓની મહેનતનો નાશ થશે.
વિશ્વાસ સિસ્ટમોને બદલે છે — કોઈ ક્રોસ-ચેક નહીં
એક અનુભવી કર્મચારી એકલા હાથે વેરહાઉસ પ્રાપ્તિ, શિપિંગ અને ઇન્વેન્ટરી ગણતરીનું સંચાલન કરે છે, કોઈ સ્વતંત્ર સ્પોટ ચેક વિના. સમય જતાં, સંકોચનના અહેવાલો, સ્ટોકનું અનધિકૃત વેચાણ અને અન્ય સમસ્યાઓ વધતી જાય છે. જ્યારે તે શોધી કાઢવામાં આવે છે, ત્યારે વ્યવસાયને પહેલેથી જ નોંધપાત્ર ફટકો પડી ચૂક્યો હોય છે.
કેન્દ્રિત નાણાકીય સત્તા - એક નાણાં લીક થવાની રાહ જોઈ રહ્યું છે
નાણાકીય ફરજો અલગ અલગ નથી - એક વ્યક્તિ પાસે બધી U-કી, એકાઉન્ટ પાસવર્ડ અને બુકકીપિંગ ઓથોરિટી હોય છે. જ્યારે તે કર્મચારી છોડી દે છે અથવા ભૂમિકાઓ બદલે છે, ત્યારે વ્યવસાયમાં મેળ ખાતા ન ખાતા, શોધી ન શકાય તેવા ભંડોળ અને અપ્રાપ્ય સિસ્ટમો રહી જાય છે.
દેખરેખ વગરની ખરીદી — છુપાયેલા ખર્ચમાં વધારો
કાચા માલના ભાવની જાણકારી વિના, માલિક સપ્લાયરના ઓળખપત્રો અથવા કિંમતોની કોઈ સમીક્ષા કર્યા વિના, બધી ખરીદી સ્ટાફને સોંપે છે. સમય જતાં, લાંચ અને અનિયમિતતાઓ બહાર આવે છે. સંચાલન ખર્ચ શાંતિથી વધે છે, જ્યારે માલિક બેધ્યાન રહે છે.
આમાંના કોઈપણ મુદ્દા બાહ્ય સ્પર્ધામાંથી ઉદ્ભવતા નથી. તે પરિણામ છેઆંતરિક વ્યવસ્થાપન નિષ્ફળતાઓ- સતત રક્તસ્ત્રાવ.
સ્પર્ધકોએ તમારી સાથે આવું નથી કર્યું. તમારા પોતાના લોકોએ જ આવું કર્યું છે. તમારો વ્યવસાય ગમે તેટલો નફાકારક હોય, તે સતત આંતરિક ધોવાણમાંથી ટકી શકતો નથી.
કડક નિયમનના યુગમાં વ્યાપાર મૂલ્યની બદલાતી પ્રાથમિકતા
ભૂતકાળની પ્રાથમિકતા
નફો
↓
જોખમ
↓
પાલન
હવે પ્રાથમિકતા
પાલન
↓
જોખમ
↓
નફો
નફામાં ઘટાડો નિયંત્રિત કરી શકાય છે - તમે કામગીરીને સમાયોજિત કરી શકો છો અને તરતા રહી શકો છો. પરંતુ એક પણ પાલન ઉલ્લંઘન તમારા સંચાલનના લાઇસન્સથી વંચિત રહી શકે છે. અને આંતરિક જોખમ નિયંત્રણો વિના, તમે તમારા"ધંધો હજુ પણ ચાલુ છે, છતાં તિજોરી ખાલી છે."
નફો વૃદ્ધિને પ્રોત્સાહન આપે છે, પરંતુ જો મજબૂત પાલન અને જોખમ નિયંત્રણો હોય તો જ તે નફો ખરેખર કોઈ અર્થ ધરાવે છે.
SME માલિકો માટે છ વ્યવહારુ જોખમ-નિયંત્રણ ભલામણો
પાલન અને આંતરિક નિયંત્રણો લાગુ કરવા માટે સમય, કર્મચારીઓ અને બાહ્ય સેવાઓમાં રોકાણની જરૂર પડે છે - પરંતુ આ ખર્ચનો બગાડ નથી. તે તમારા વ્યવસાય માટે એક હેમોસ્ટેટિક સિસ્ટમ છે, જે ઘણા મોટા નુકસાનને અટકાવે છે. નીચે SMEs માટે તૈયાર કરાયેલા બાહ્ય પાલન અને આંતરિક જોખમ નિયંત્રણમાં વિભાજિત કાર્યક્ષમ ભલામણો છે.
બાહ્ય અનુપાલનને મજબૂત બનાવો — નિયમનકારી જોખમ ઘટાડો
કોર્પોરેટ અને વ્યક્તિગત ભંડોળ પ્રવાહ અલગ કરો
વ્યવસાયિક આવક એકત્રિત કરવા માટે વ્યક્તિગત WeChat અથવા Alipay એકાઉન્ટ્સનો ઉપયોગ કરવાનું બંધ કરો. સ્રોત પર કર જોખમ ટાળવા માટે કોર્પોરેટ અને વ્યક્તિગત એકાઉન્ટ્સને સખત રીતે અલગ કરો.
કરાર વ્યવસ્થાપનને ઔપચારિક બનાવો
બધા વ્યવસાયિક વ્યવહારો લેખિત કરારો દ્વારા સમર્થિત હોવા જોઈએ. કરારના નમૂનાઓની સમીક્ષા કરવા માટે વ્યાવસાયિક વકીલને જોડવાનું વિચારો. એક સામાન્ય કાનૂની રોકાણ ભવિષ્યમાં ખર્ચાળ કરાર વિવાદોને અટકાવી શકે છે.
રોજગાર પ્રથાઓનું પ્રમાણીકરણ કરો
કાયદા દ્વારા જરૂરી હોય તે મુજબ શ્રમ કરાર પર હસ્તાક્ષર કરો, અને સામાજિક વીમો અને કાર્ય સંબંધિત ઈજા વીમાની સંપૂર્ણ ચુકવણી કરો. યોગ્ય HR પાલન મજૂર વિવાદો અને વળતર દાવાઓના જોખમોને અસરકારક રીતે ઘટાડે છે.
આંતરિક નિયંત્રણ નબળાઈઓને ઠીક કરો — લીક્સને પ્લગ કરો
મુખ્ય સિદ્ધાંત: અસંગત ફરજોનું વિભાજન
આ આંતરિક નિયંત્રણનો સૌથી મૂળભૂત અને મહત્વપૂર્ણ નિયમ છે - તે સત્તાનું વિભાજન કરવા અને ચેક અને બેલેન્સ બનાવવા વિશે છે:
- ભંડોળનું સંચાલન કરતી વ્યક્તિએ હિસાબી કામ પણ ન કરવું જોઈએ.
- ખરીદી માટે જવાબદાર વ્યક્તિએ માલ નિરીક્ષણમાં ભાગ લેવો જોઈએ નહીં.
- વેરહાઉસ સ્ટાફે સ્વતંત્ર રીતે સંપૂર્ણ ઇન્વેન્ટરી ગણતરીઓ ન કરવી જોઈએ.
મર્યાદિત કર્મચારીઓને કારણે, તમારે વધારાના સ્ટાફ રાખવાની જરૂર નથી. વ્યવસાય માલિક સમીક્ષક તરીકે કાર્ય કરી શકે છે - દર અઠવાડિયે સ્પોટ ચેક માટે નિશ્ચિત સમય ફાળવી શકે છે - અને જોખમ નાટકીય રીતે ઘટી જાય છે.
ત્રણ સરળ પ્રમાણિત પ્રક્રિયાઓ સ્થાપિત કરો
SMEs ની સુગમતાને અનુરૂપ, આ પ્રક્રિયાઓ સુવ્યવસ્થિત છે પરંતુ ટ્રેસેબિલિટી સુનિશ્ચિત કરે છે. હવે મૌખિક આદેશોની જરૂર નથી:
ચુકવણી પ્રક્રિયા:બે-સ્તરીય મંજૂરી (પ્રેરક + મંજૂરકર્તા). બધી મંજૂરીઓ અને ચુકવણીઓ લેખિતમાં અથવા ડિજિટલ રેકોર્ડ દ્વારા દસ્તાવેજીકૃત થવી જોઈએ. કોઈ મૌખિક અથવા WeChat સૂચનાઓ નહીં.
સીલ વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા:કંપની ચોપ્સ, કોન્ટ્રાક્ટ સીલ અને નાણાકીય સીલ અલગ અલગ કસ્ટોડિયન દ્વારા રાખવા જોઈએ. સંપૂર્ણ ટ્રેસેબિલિટી માટે દરેક ઉપયોગ લોગ થયેલ હોવો જોઈએ.
ઇન્વેન્ટરી પ્રક્રિયા:ઉચ્ચ મૂલ્ય ધરાવતી સામગ્રીની સાપ્તાહિક તપાસ કરવી જોઈએ; નિયમિત સ્ટોકની સમયાંતરે ગણતરી કરવી જોઈએ. આ એક અવરોધક અસર બનાવે છે.
વ્યવસાય માલિકો માટે ત્રણ મહત્વપૂર્ણ પગલાં
ગેરહાજર માલિક ન બનો.ગમે તેટલી વ્યસ્તતા હોય, દર મહિને વ્યક્તિગત રીતે બેંક સ્ટેટમેન્ટની સમીક્ષા કરો અને સમજો કે તમારા પૈસા ક્યાં જઈ રહ્યા છે.
વિશ્વાસ કરો, પણ ચકાસો.વ્યક્તિગત વિશ્વાસ મૂલ્યવાન છે, પરંતુ તે સંસ્થાકીય નિયંત્રણોને બદલી શકતો નથી. સમયાંતરે મુખ્ય કર્મચારીઓને બદલો - આ વ્યવસાય અને કર્મચારીઓ બંનેનું રક્ષણ કરે છે.
મુદ્દાઓ પર તાત્કાલિક કાર્યવાહી કરો.જ્યારે તમને મેનેજમેન્ટમાં કોઈ ખામી અથવા ચેતવણી ચિહ્ન દેખાય, ત્યારે તેને તરત જ સુધારો. નાની સમસ્યાઓ જે ધ્યાન વગર રહી જાય છે તે મોટી આફત બની જાય છે.
વ્યવસાયનું ભવિષ્ય: સ્થિર અને મજબૂત કામગીરી દિવસ જીતે છે
આજના વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં હવે આવક અને નફાની સરળ સ્પર્ધા રહી નથી. જે વ્યવસાયો સ્થિરતા અને પ્રામાણિકતા સાથે કાર્ય કરે છે તે ટકી રહે છે.
નફો
આદારૂગોળોજે વૃદ્ધિને વેગ આપે છે.
પાલન
આઢાલજે બાહ્ય નિયમનકારી અને કાનૂની જોખમો સામે રક્ષણ આપે છે.
આંતરિક નિયંત્રણો
આતાળુંજે તમારી સંપત્તિને આંતરિક ધોવાણથી સુરક્ષિત કરે છે.
બાહ્ય જોખમો વ્યવસાયને કટોકટીમાં ધકેલી શકે છે. આંતરિક નબળાઈઓ તમને વર્ષોની સખત મહેનત માટે કંઈ બતાવવા માટે છોડી શકે છે. સ્પર્ધકો સામે રક્ષણ આપો, પરંતુ તમારા આંતરિક કાર્યોને એટલી જ મજબૂતીથી સુરક્ષિત રાખો - તે જ કાયમી સફળતાનો માર્ગ છે.
પોસ્ટ સમય: જૂન-૧૮-૨૦૨૬